Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

SydWeb Ab

Yhteystiedot:
Ernstbergsvägen 15
10620 Tammisaari

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

SydWeb Ab
Ernstbergsvägen 15
10620 Tammisaari

019-278 8100
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

2. Rekisteröidyt

Nykyiset asiakkaat ja mahdolliset uudet potentiaaliset asiakkaat, jotka ovat saaneet meiltä tarjouksia tai muita tietoja.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella

• Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. uutiskirjeen tilaajat, tapahtumien yhteydessä kerätyt potentiaalilistat markkinointiin suostuneista henkilöistä jne)

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• asiakassuhteemme hoitaminen ja hallinnointi

• laskutus

• vikatilanteista tiedottaminen

• tekninen tuki

• palveluistamme kertominen

• palvelun ylläpidon suorittamat tutkimus- ja tilastointitarkoitukset

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää mm. seuraavat tiedot:

Yhteys- ja laskutustiedot

• nimi

• osoite

• sähköposti

• puhelinnumero

• henkilötunnus tai y-tunnus

Asiakkuustiedot

• tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

• asiakashistoria

Yhteyshenkilöt, asiakkaan ilmoittamat tai asiakaspalveluun yhteydessä olleet käyttäjät sekä asiakkaan ilmoittamat muut henkilöt, jotka eivät välttämättä ole suorassa asiakassuhteessa SydWeb Ab:n kanssa

• nimi

• sähköposti

• puhelinnumero

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti mm:

• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä

• asiakkaalta itseltään verkko- tai muun lomakkeen kautta tai muun yhteydenoton johdosta

• palvelun tuottamisen tai ylläpidon yhteydessä henkilökunnalle muodostuneet tiedot

• asiakaspalveluyhteydenottojen yhteydessä nauhoitetut puhelut tai sähköpostitse esille tulleet tiedot

Muualta hankittavat tiedot ja peruste

• YTJ (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä): Asiakkaan Y-tunnus ja perustiedot.

• Patentti ja rekisterihallituksen Yhdistysnetti: Asiakkaan rekisterinumero ja perustiedot.

• Suomen Asiakastieto Oy: Asiakkaan maksukyvyn ja henkilötietojen oikeellisuuden tarkistaminen.

• Fonecta Oy: Asiakkuuden muut tiedot kuten päättäjätieto, toimialatieto, liikevaihto ja toimipaikat.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin SydWeb Ab:n ulkopuolelle.

Luovumme tarvittaessa välttämättömiä tietoja seuraaville tahoille niissä tapauksissa, kun asiakas on pyytänyt meitä hoitamaan heidän verkkotunnuksiin liittyviä asioita:

• Viestintävirasto

• Joker.com - CSL Computer Service Langenbach GmbH

• SRSplus - Network Solutions LLC

• NuNames division of WorldNames, Inc.

Mainitut yritykset ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

7. Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

SydWeb Ab on kuitenkin velvoitettu ilmoittamaan tiettyjä henkilötietoja verkkotunnuksien rekisteröinnin yhteydessä kansainvälistä WHOIS- rekisteriä varten. Verkkotunnuspäätteestä riippuen, nämä tiedot saatetaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tiedotamme etukäteen tällaisista siirroista.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Rekisterin suojausperiaatteet

Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty ja ne tuhotaan käytön jälkeen.

12. Rekisteriselostetta koskevat muutokset

SydWeb Ab varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle.

Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.